Tugas 3 rangkuman
BAB I
PENDAHULUAN
Istilah administrasi di dalam masyarakat indonesia bukan lagi merupakan istilah baru , dikenal sejak zaman hindia Belanda sampai sekarang ini. Masyarakat mengenal "administrasi karena banyak anggota masyarakat melakukan hubungan kerja dengan kantor-kantor pemerintah. Misalnya saja penduduk disuatu desa akan menjual tanahnya, agar dapat dijual dengan aman, ia meminta surat legalisasi untuk tanahnya, sehingga tidak disangka sebagai tanah orang lain.
Surat itu diminta dikantor kelurahan/desa. Oleh petugas kantor tersebut penduduk tadi dikenakan istilah "administrasi" hubungannya dengan meminta ongkos administrasi sebagai ganti biaya pembuatan surat keterangan tersebut. Demikian pula dengan orang-orang yang akan menikah kredit dibank membayar pajak, pemeriksaan anaknya dirumah sakit, bersekolah dan sebagainya.
Sehubungan dengan makin dikenalnya istilah administrasi oleh masyarakat indonesia, timbulah masalah-masalah baru, apakah istilah tersebut sudah memberikan pengertian yang tepat? Atau dengan kata lain apakah istilah administrasi sudah mempunyai/ ada pengertian yang sama diantara para ahli?
Pada hakekatnya manusia selalu membutuhkan bantuan orang lain. Dan manusia tidak ada yang tidak mempunyai tujuan, apakah/apapun bentuknya dan macam tujuan tersebut. Dari yang sederhana sampai yang kompleks dari yang ringan sampai yang berat.
Manusia didalam mengejar tujuannya selalu memerlukan bantuan orang lain, karena manusia diciptakan kelengkapan yang serba terbatas baik kemampuan maupun keterbatasan pikirannya, sehingga mereka saling bekerjasama timbulah kerjasama.
Apabila sejumlah orang berkelompok hendak bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu maka diperlukan adanya penataan dari usaha kerjasama tersebut dikemukakan dengan istilah yaitu "administrasi".
Jadi dengan demikian adanya administrasi itu dilakukan oleh sekelompok orang/manusia tertentu. Jadi kalau seandainya ada seorang manusia bekerjasama sendirian untuk mencapai tujuannya sendiri tidaklah dinamakan administrasi.
Dengan demikian kita sudah mendapat gambaran bahwa administrasi tidaklah hanya sekedar pekerjaan tulis menulis, surat menyurat, melaikan segenap kegiatan atau pengaturan yang dilakukan untuk menata dan menjalin kerjasama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi meliputi setiap kegiatan manusia tidak bisa lepas dari administrasi. Untuk itu marilah kita sama-sama mebahas atau mempelajari tentang "administrasi".
BAB II
PENGERTIAN ADMINISTRASI
Definisi Administrasi
Pengertian administrasi dengan terjemah bahasa inggris Administration ada beberapa pendapat, yaitu:
Menurut rumusan Ordway Tead dalam bukunya " The Art of Administration" administrasi meliputi kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh pejabat-pejabat eksekutif dalam setiap organisasi yang bertugas mengatur,memajukan dan melengkapi usaha kerjasama sekumpulan orang yang sengaja dihimpuj untuk mencapai tujuan tertentu.
Leonard D . White dalam bukunya "introduction to the study of public Administration" dirumuskan sebagai kegiatan sekelompok orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.
Dr. Sondang P. Siagian dalam bukunya "filsafat Administrasi". Administrasi sebagai keseluruhan proses keejasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Drs. The Lian Gie dalam bukunya "kedudukan dan perincian ilmu Administrasi' Administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentum. Definisi ini diperbaharui menjadi: administrasi adalah terhadap pekerjaan-pekerjaan induk dan sumber-sumber kegiatan lainnya yamg bermaksud mencapai tujuan apapun dalam usaha kerjasama dari sekelompok orang.
William H. Newthan dalam bukunya "Administratif Action" mengembangkan bahwa adalah sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan daripada usaha-usaha kelompok individu terhadap tercapainya tujuan bersama.
Setelah mengetahui beberapa definisi maka ciri-ciri administrasi tersebut dapat digolongkan atas:
Adanya kelompok manusia (dua orang manusia atau lebih)
Adanya kerjasama dari kelompok tersebut
Adanya kegiatan/proses/usaha.
Adanya tujuan.
Administrasi dalam arti Sempit
Yaitu yang berasal dari kata "Administratic" (bahasa belanda) yang meliputi kegiatan mencatat, surat menyurat,pembukuan ringan, ketik mengetik , agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (Charical Work) jadi tata usaha adalah bagian kwcil kegiatan daripada administrasi yang dipelajari.
Adminiatrasi Sebagai Ilmu dan Seni
Sebaai bukti bahwa administrasi sebagai ilmu adalah sebagai berikut:
Penelaahan Administrasi sebagai suatu ilmu,karena dimana administrasi dapat dikaji secara ilmiah,dimana, administrasi memiliki 8 (delapan) unsur dan sangat bermanfaat bagi orang-orang yang melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan.
Pengetahuan pada dasarnya adalah suatu yang diketahui. Suatu ilmu apapun senantiasa membahas pokok permasalahan tertentu,baik yang berupa ide abstraks, benda/fisik ataupun gejala kemasyarakatan, karena setiap bagian alam atau kegiatan maupun pengalaman manusia telah menjadi pokok persoalan/bahasan dari suatu ilmu.
Pokok persoalan tidak cukup memadai untuk menjelaskan bahwa pengetahuan itu sebagai ilmu, maka perlu adanya sesuatu hal atau segi lain yang kita namakan titik pusat perhatian.
Dengan demikian maka pengetahuan dapat dikatakan suatu ilmu apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
Empiris
Pengetahuan yang diperoleh harus berdasarkan pengamatan dab percobaan percobaan. Sebagai hasil penelitian penelaahan dan hasil pertukaran fikiran orang orang tersebut telah dijelmakan dalam bentuk bentuk karangan yang jumlahnya ribuan dan diantaranya adalah:
- Public Administration Review (AS)
- Bestuurs Wetenschapen (Belanda)
- Journal of African Administration (Inggris)
- Majalah Administrasi Negara, bulletin dan sebagainya.
Sistematis
Berarti bahwa berbagai keterangan dan data yang tersusun sebagai kumpulan pengetahuan yang mempunyai hubungan ketergantungan yang terkait oleh azas tata tertib tertentu diantara bagian bagian nya.
Obyektif
Artinya bahwa pengetahuan itu bebas dari prasangka perseorangan dan kesukaan pribadi. Obyektifitas ilmu memastarakatkan bahwa kumpulan ilmu pengetahuan itu harus eesuai dengan obyeknya dan tidak boleh dipengaruhi oleh keinginan si penelaah.
Analistis
Berarti bahwa pengetahuan ilmiah itu berusaha membedakan bedakan pokok persoalan ke dalam bagian bagian yang terperinci untuk memahami berbagai sifat, hubungan dan peranan dari bagian bagian itu.
Oleh karena itu ilmu administrasi dapat dianalisa,sehingga menjadi bagian bagian atau unsur unsur yang masing masing unsur tersebut tumbuh menjadi ilmu sebagai cabang dati ilmu administrasi.
Dapat diperiksa kebenarannya
Ciri terakhir dati ilmu ini dapat kita ikuti pendapat George Simpson yang menyatakan bahwa : Ilmu adalah pengetahuan yang telah diperiksa kebenarannya, yaitu pengetahuan yang dapat dipelajari dan diajarkan dan disampaikan kepada orang lain.
Tetapi walaupun demikian ilmu administrasi telah memiliki 2 (dua) sifat yaitu:
Netral: yaitu tidak mengandung nilai nilai baik atau buruk,susila atau asusila. Maka sifat ini sesuai dengan salah satu ciri dari ilmu adalah obyektif sebagai mana uraian sebelumnya.
Tidak dapat hukum-hukum atau dalil-dalil yang sangat eksak, seperti halnya ilmu alam, karena ilmu administrasi bersangkutan dengan manusia yang bersifat dinamis.
Administrasi dan Management
harus kita akui bahwa dikalangan para ilmuwan Admiistrasi dan Management dikalangan banyak praktisi masih terdapat perdebatan yang bahkan sudah bersifat perennial tentang perbedaan yang dapat dilakukan antara Administrasi dan Management.
Dengan perkataan lain hingga sekarang terjadi perdebatan tentang apakah Administrasi lebih Luas dari Management atau sebaliknya dan perdebatan tersebut diperkirakan akan terus berlangsung dimasa yang akan datang
Dalam perdebatan tersebut ada tiga pendapat :
Yang berpendapat bahwa Administrasi lebih luas daripada management merupakan bagian dan bahkan menjadi ciri administrasi.
Mereka yang berpendapat bahwa Management lebih luas dari Administrasi sesungguhnya pendapat ini dapat dibenarkan. Hanya apabila administrasi diartikan secara sempit yang hanya mencakup kegiatan-kegiatan ketatausahaan, korespondensi, kearsipan, dan sejenisnya.
Mereka yang berpendapat bahwa Administrasi dan Management dengan sinonim dan karena itu penggunanannya dapat silih berganti tanpa kehilangan maknannya.
Dibawah ini dikemukakan beberapa pendapat yang tidak membedakan arti Administrasi dan management atau penggunaan artinya saling berkaitan antara 2 kata tersebut, yaitu :
Pendapat yang mempersamakan arti Administrasi dan Management :
William H. Newman dalam bukunya “administrativeaction”jelas-jelas tidak membedakan antara administrasi dan management. Apa yang dimaksud dengan arti administrasi termasuk pula arti management. Sekalipun bukunya dinamakan “Administrative Action”, tetapi isinya ialah “The Tech Riques of Organization and Management”.
M.E Dimock dalam bukunya “Public Administration” mengemukakan dua kata yang saling kait mengkait. Ia memberikan definisi Administrasi sebagai berikut : “Administration (or Management) is a planned approach to the solving of all kind of a problem is almost every individual of group activity both public or private” .
Administrasi atau Management adalah suatu pendekatan yang terencana terhadap pemecahan terhadap suatu macam masalah yang kebanyakan terdapat pada setiap individu atau kelompok, baik Negara ataupun swasta.
Pendapat yang membedakan arti Administrasi dan Management
Dalton E. Mc. Forlland dalam bukunya “Management” membedakan arti administrasi dan management sebagai berikut : “Administration Refers to the Termination of major arms and phicies, Where as management refers to the carrying out of operations designed to accomplish the aims and effectuate policies”.
(Administrasi ditujukan terhadap penentuan tujuan pokok dan kebijaksanaanya, sedangkan management ditunjukan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan maksud menyelesaikan/mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijaksanaan.
Ordway Tead juga tegas-tegas membedakan arti Administrasi dan Management. Hal ini dikemukakan oleh Mc. Forland dalam bukunya “Management Principle and practices” yang mengemukakan pendapatnya sebagai berikut:
Administration is the process and agency which and organization and its Management are to strive ..etc ( Administrasi adalah suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan, dimana administrasi dan management digariskan dan sebagainya).
“Management is the process and agency which direct and guides the operation of organization in the realizing of esthabilised aim…etc”.
(Managgement adalah suatu proses dan badan secara langsung memberikanpetunjuk, bimbingan kegiatan dari suatu organisasi dalam merealisasi (melaksanakan tujan yang telah ditetapkan dan sebagainya).
Menurut Ordway Tead administrasi sebagai suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan, dimana organisasi dan management digariskan, disini sifatnya menentukan garis besar daripada suaatu kebijaksanaan pemberian pengarahan .
Sedangkan pada management, prosesnya ialah bagaimanasecara langsungkegiatan-kegiatan itu dilakukan untuk merealisasikan suatu tujuan, dengan mengatur tindakan-tindakan itu agar dapat mencapai tujuan itu.
Hubungan antara Administrasi,organisasi dan Management
Bedasarkan atas teori Ordway Tead dan Dalton Mc. Forland dapat disimpulkan bahwa administrasi terdiri atas organisasi dan Management. Apabila mempelajari teori Dimock & Koenig inti daripada management ialah kepemimpinan ( Leadership is the Key to Management). Dalam hubungan dengan proses pengambilan yang mempunyai tanggungjawab dan pengambilan keputusan ialah kepada/pemimpin. Oleh karena itu inti daridada kepemimpinan ialah pengambilan keputusan.
Selanjutnya dalam proses pengambilan keputusan oleh pimpinan yang perlu dipertimbangkan ialah hubungan antar manusia (human relation), terutama hubungan antara pimpinan dan bawahan, sebagai staf pimpinan.
Dalam hal ini perlu dipertimbangkan sejauh manakah bantuan dari pihak bawahan (staf) kepada pimpinan dalam proses pengambilan keputusan itu. Jelaslah bahwa hubungan antar manusia (human relations) dalam proses pengambilan keputusan sangat penting.
Oleh karena itu dikatakan bahwa inti daripada pengambilan keputusan ialah hubungan antar manusia (human relations).
BAB
III
Unsur-Unsur Administrasi
Bahwasannya unsur-unsur administrasi itu berbeda dengan factor dalam hubungannya dengan administrasi. Oleh karena kalau mengatakan factor administrasi adalah lebih luas daripada unsur-unsur administrasi. Karena sekumpulan factor-factor itu merupakan penyebab timbulnya suatu hal yang merupaka kebulatan. Adapun unsur adalah bagian dari swsuatu kebulatan. Tidak adanya unsur bukan berarti sesuatu kejadian atau sesuatu akibat tidak ada. Akibat atau kejadian itu ada tapi kurang sempurna.
Untuk lebih jelasnya perbedaan keduannya dapat kita ambil contoh sebagai berikut:
Benang kain dan tukang jahit. Tidak ada tiga-tiganya kalau salah satu diantaranya, maka tidak ada baju. Sedangkan unsur-unsur baju antara lain, saku, kerah, lengan, kancing, dll. Hilang salah satu diantaranya, maka tetaplah ada baju, hanya saja baju tersebut kurang sempurna.
Jadi kalau kita ganti baju dengan administrasi, maka factor administrasi, maka factor penyebab terjadinya administrasi seperti telah diuraikan dimuka yang mengandung empat pokok pikiran, yaitu:
Sekelompok Orang
Usaha Kerjasama
Proses penataan atau penyelenggaraan dan
Tujuan tertentu
Adapun yang mengenai unsur-unsur administrasi yang merupakan konsepsi Badan Pembinaan Administrasi (BPA) terdiri dari 8 (delapan) unsur, yaitu:
Organisasi
Management
Komunikasi
Kepegawaian
Keuangan
Perbekalan
Tata usaha
Perwakilan atau Hubungan Masyarakat
Ad. 1. Organisasi
Organisasi sebagai salah satu unsur administrasi yang menunjukan adanya suatu proses penataan, pengaturan, penyusunan, pembagian kerja dari usaha kerjasama.memang lebih tepat disebut pengorganisasian (Organizing) pengorganisasian ini adalah rangkaian kegiatan atau aktifitas yang meliputi:
Penyusunan bentuk daripada usaha kerjasama.
Menggolong-golongkan tindakan yang harus dijalankan, dalam bentuk kesatuan-kesatuan kerja tertentu.
Menentukan tugas pekerjaan orang-orang yang tergabung dalam usaha kerjasama tersebut.
Membagi-bagikan wewenang masing-masing pelaksana.
Menentukan jalinan hubungan kerja diantara mereka serta seluruh perintah dan tanggung jawab.
Bagaimana caranya menyusun bentuk dan pola Organisasi, caranya membagi-bagikan pekerjaan yang harus dijalankan, membagi wewenang, menentukan kerjasama, dll. Ini merupakan bidang kajian Ilmu Organisasi.
Ad.2. Management
Unsur kedua administrasi ini mempunyai pengertian sebagai aktivitas menggerakan segenap orang dan mengarahkan semua fasilitas yang dipunyai oleh sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu fasilitas disini antara lain alat-alat, method, dsb, yang kesemuanya dapat mempengaruhi pelaksanaan kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu tersebut. Aktifitas semacam ini sama dengan kegiatan mencapai tujuan dengan perincian tugas memimipin, yaitu antara lain:
Kegiatan perencanaan.
Membuat keputusan terhadap masalah-masalah yang timbul.
Membimbing para bawahan.
Mengkoordinasikan satuan-satuan pekerjaan dan pelaksanaan kerja.
Mengandalkan pelaksanaan kerjasama yang dilakukan dan.
Melakukan penyempurnaan baik bentuk organisasi maupun tata kerja sama tersebut.
Ad. 3. Komunikasi
Komunikasi menurut pendapat Charles E. Redfield di dalam bukunya “Communication in management” diartikan sebagai suatu proses penyampaian berita dari sumber berita kesuatu tujuan tertentu. Pengertian semacam ini menunjukan komunikasi itu dalam arti yang luas dan umum, artinya komunikasi itu dapat diterapkan hamper pada segi aktivitas kehidupan manusia. Dan kalau dikaitkan dengan administrasi diartikan sebagai unsurnya, maka komunikasi ialah “Suatu proses penyampaian berita dari sumber berita ke penerima”. Berita yang terjadi dalam suatu organisasi tertentu ( suatu komunikasi yang terjadi dalam proses kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu) dan mencapai tujuan organisasi tersebut.
Jadi komunikasi administrasi adalah suatu kegiatan yang memenuhi persyaratan-persyaratan sebagai berikut :
Ada berita atau warta (ide, pemikiran, informasi)
Ada sumber berita
Terjadi dalam setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Ad. 4. Kepegawaian
Unsur ini merupakan suatu kegiatan yang mengurus tenaga kerja manusia, dengan perincian kegiatannya meliputi :
Sejak mulai penerimaan, penempatan.
Pembimbingan, peningkatan sampai dengan pemberhentian atau pensiun atau tidak pensiun. Perincian kegiatan ini dapat dikatakan sebagai kegiatan kepegawaian.
Ad. 5. Keuangan
Keuangan merupakan unsur yang dapat membantu tercapainya sesuatu tujuan, karena tanpa uang hampar dikatakan tidak dapat tercapainya suatu tujuan yang tentunya disini dititik beratkan masalah pengelolahannya. Pengelolaan/penataan/pengaturan keuangan yaitu dimulai dari menentukan sumber didapat, dan kemudian cara menggunakan uang, kalau sudah didapat, dan kemudian cara menggunakan uang, kalau sudah didapat dan cara mempertanggung jawabkan secara syah dan efisien administrasi keuangan.
Ad. 6. Perbekalan
Perbekala/peralatan/logistic merupakan kegiatan yang mengurus tentang barang-barang perbekalan yang dapat membantu terlaksananya sesuatu kegiatan dari kelompok oorang untuk mencapai tujuan tertentu. Proses mengurus barang-barang dimulai dari kebutuhan barang-barang, pengadaan dan penyediaan barang-barang, pemakai dan pemeliharaan barang sampai dengan penghapusan disebut administrasi perbekalan/logistic.
Ad. 7. Tata Usaha
Unsur ini bersasaran pada bahan-bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Penataan/pengaturan bahan keterangan mulai dari saat menghimpun, mencatat bahan-bahan keterangan sampai dengan mengolah, mengirim, dan menyimpaan keterangan. Yang dimaksud dengan keterangan disini adalah pengetahusan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui pembacaan atau pengamatan. Sedangkan pengertian tata usaha semacam ini ada kalanya dinamakan pekerjaan kertas (paper work) atau ada juga yang mengatakan dengan pekerjaan kantor (office work ata clerical work).
Ad. 8.perwakilan atau Hubungan Masyarakat
Unsur yang terakhir ini merupkan suatu aktifitas yang berusaha untuk menjaga hubungan baik atau jalinan baik antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lainnya kegiatan yanpokok didalam humas ini ialah bagaimana caranya menjaga atau menjalin hubungan yang baik antara suatu organisasi dengan organisasi yang lainnya karena suatu hakekat organisasi itupun seperti manusia hidup tidak bisa hidup sendirian membutuhkan kerja sama dengan pihak lain.
Dari kedelapa unsur tadi merupakan suatu kesatuan yang tidak mungkin dipisah pisahkan dan dibeda-bedakan dengan tegas, wewenang dalam praktek kadang-kadang sering terjadi tumpang tindih, yang mana suatu kegiatan sering terjadi dianggap tergolong lebih dari satu unsur, bahkan menjadi delapan unsur
Faktor Lingkungan
Factor lingkungan berpengaruh dan ikut menentukan apakah suatu administrasi akan berhasil mencapai tujuannnya atau tidak. Factor-faktor lingkungan tersebut antara lain:
Falsafah Negara
System politik yang dianut oleh Negara yang bersangkutan
Tingkat pembangunan ekonomi yang telah dicapai
Tingkat pendidikan rakyat
Bahasa
Agama
Letak (geografis)
Struktur masyarakat
Falsafah Negara
Falsafah Negara merupakan tali pengikat bagi seluruh warga Negara untuk bertindak. Karenanya administrasi pun dalam membina filsafah administrasi harus menyelaraskan dengan falsafah Negara. Artinya falsafah administrasi harus merupakan falsafah Negara yang diterapkan dalam bidang administrasi.
System politik yang dianut oleh Negara yang bersangkutan
Karena administrasi merupakan proses lanjutan dari politik, maka politik administrasi harus merupakan lanjutan politik Negara. Administrasi Negara misalnya, tidak ada netralitas politik, karena politiknya harus seirama dengan politik Negara. Demikian pula bidang keniagaan harus seirama atau didasarkan kepada politik perekonomian Negara
Tingkat pembangunan ekonomi yang telah dicapai
Tingkat taraf hidup masyarakat akan sangat menentukan akan mereka dapat kerjakan, apa sifat disiplin kerja yang dilaksanakan, system prioritas yang harus dicapai serta pengarahan sumber bagaimana yang harus ditaati.
Tingkat pendidikan rakyat
Tingkat pendidikan rakyat yang telah dicapai oleh rakat sebagai faktor ekologi berarti bahwa dalam proses komunikasi dalam administrasi dan management harus diperhatikan gaya bahasa yang digunakan, cara menyampaikan berita, instruksi, perintah informasi dan bimbingan. Kalau tidak, maka besar proses komunikasi ini tidak akan berjalan dengan baik.
Bahasa
Disamping bahasa sebagai alat komunikasi, juga mempunyai peranan penting lainnya, yaitu sebagai tali pengikat dalam usaha membina kesatuan dan persatuan secara administrasinya bahasa merupakan yang sangat penting dalam suatu “frame of refersnce” dalam bidang administrasi.
Agama
Salah satu factor yang membedakan dengan yang lainnya mereka mampu beragama kemempuan beragama itu mengakibatkan manusia itu mempunyai martabat yang tinggi karenannya menggerakan bawahan yang beragama perlu diperhatikan bahwa manusia adalah “tingkat ciptaan tuhan”
Letak (geografis)
Cara menjalankan administrasi dengan management akan berbeda dalam satu kepulauan seperti Indonesia, apabila dibandingkan dengan suatu Negara daratan diindia, dua factor yang mempengaruhi yaitu factor komunikasi dan transportasi. Jika sekarang menghubungkan pelaksanaan sesuatu keputusan dengann transportasi, kiranya tidak akan terlalu sukar untuk tidak akan menghubungkan hubungan tersebut.
Struktur masyarakat
Proses administrasi dan management lebih mudah dijalankan dalam suatumasyrakat homogeny dibandingkan dengan masyarakat yang heterogen maka struktur masyarakat untuk mengatur sebagai factor ekologis menentukan pula struktur administrasi yang dapat dijalankan.
PENDAHULUAN
Istilah administrasi di dalam masyarakat indonesia bukan lagi merupakan istilah baru , dikenal sejak zaman hindia Belanda sampai sekarang ini. Masyarakat mengenal "administrasi karena banyak anggota masyarakat melakukan hubungan kerja dengan kantor-kantor pemerintah. Misalnya saja penduduk disuatu desa akan menjual tanahnya, agar dapat dijual dengan aman, ia meminta surat legalisasi untuk tanahnya, sehingga tidak disangka sebagai tanah orang lain.
Surat itu diminta dikantor kelurahan/desa. Oleh petugas kantor tersebut penduduk tadi dikenakan istilah "administrasi" hubungannya dengan meminta ongkos administrasi sebagai ganti biaya pembuatan surat keterangan tersebut. Demikian pula dengan orang-orang yang akan menikah kredit dibank membayar pajak, pemeriksaan anaknya dirumah sakit, bersekolah dan sebagainya.
Sehubungan dengan makin dikenalnya istilah administrasi oleh masyarakat indonesia, timbulah masalah-masalah baru, apakah istilah tersebut sudah memberikan pengertian yang tepat? Atau dengan kata lain apakah istilah administrasi sudah mempunyai/ ada pengertian yang sama diantara para ahli?
Pada hakekatnya manusia selalu membutuhkan bantuan orang lain. Dan manusia tidak ada yang tidak mempunyai tujuan, apakah/apapun bentuknya dan macam tujuan tersebut. Dari yang sederhana sampai yang kompleks dari yang ringan sampai yang berat.
Manusia didalam mengejar tujuannya selalu memerlukan bantuan orang lain, karena manusia diciptakan kelengkapan yang serba terbatas baik kemampuan maupun keterbatasan pikirannya, sehingga mereka saling bekerjasama timbulah kerjasama.
Apabila sejumlah orang berkelompok hendak bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu maka diperlukan adanya penataan dari usaha kerjasama tersebut dikemukakan dengan istilah yaitu "administrasi".
Jadi dengan demikian adanya administrasi itu dilakukan oleh sekelompok orang/manusia tertentu. Jadi kalau seandainya ada seorang manusia bekerjasama sendirian untuk mencapai tujuannya sendiri tidaklah dinamakan administrasi.
Dengan demikian kita sudah mendapat gambaran bahwa administrasi tidaklah hanya sekedar pekerjaan tulis menulis, surat menyurat, melaikan segenap kegiatan atau pengaturan yang dilakukan untuk menata dan menjalin kerjasama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi meliputi setiap kegiatan manusia tidak bisa lepas dari administrasi. Untuk itu marilah kita sama-sama mebahas atau mempelajari tentang "administrasi".
BAB II
PENGERTIAN ADMINISTRASI
Definisi Administrasi
Pengertian administrasi dengan terjemah bahasa inggris Administration ada beberapa pendapat, yaitu:
Menurut rumusan Ordway Tead dalam bukunya " The Art of Administration" administrasi meliputi kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh pejabat-pejabat eksekutif dalam setiap organisasi yang bertugas mengatur,memajukan dan melengkapi usaha kerjasama sekumpulan orang yang sengaja dihimpuj untuk mencapai tujuan tertentu.
Leonard D . White dalam bukunya "introduction to the study of public Administration" dirumuskan sebagai kegiatan sekelompok orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.
Dr. Sondang P. Siagian dalam bukunya "filsafat Administrasi". Administrasi sebagai keseluruhan proses keejasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Drs. The Lian Gie dalam bukunya "kedudukan dan perincian ilmu Administrasi' Administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentum. Definisi ini diperbaharui menjadi: administrasi adalah terhadap pekerjaan-pekerjaan induk dan sumber-sumber kegiatan lainnya yamg bermaksud mencapai tujuan apapun dalam usaha kerjasama dari sekelompok orang.
William H. Newthan dalam bukunya "Administratif Action" mengembangkan bahwa adalah sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan daripada usaha-usaha kelompok individu terhadap tercapainya tujuan bersama.
Setelah mengetahui beberapa definisi maka ciri-ciri administrasi tersebut dapat digolongkan atas:
Adanya kelompok manusia (dua orang manusia atau lebih)
Adanya kerjasama dari kelompok tersebut
Adanya kegiatan/proses/usaha.
Adanya tujuan.
Administrasi dalam arti Sempit
Yaitu yang berasal dari kata "Administratic" (bahasa belanda) yang meliputi kegiatan mencatat, surat menyurat,pembukuan ringan, ketik mengetik , agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (Charical Work) jadi tata usaha adalah bagian kwcil kegiatan daripada administrasi yang dipelajari.
Adminiatrasi Sebagai Ilmu dan Seni
Sebaai bukti bahwa administrasi sebagai ilmu adalah sebagai berikut:
Penelaahan Administrasi sebagai suatu ilmu,karena dimana administrasi dapat dikaji secara ilmiah,dimana, administrasi memiliki 8 (delapan) unsur dan sangat bermanfaat bagi orang-orang yang melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan.
Pengetahuan pada dasarnya adalah suatu yang diketahui. Suatu ilmu apapun senantiasa membahas pokok permasalahan tertentu,baik yang berupa ide abstraks, benda/fisik ataupun gejala kemasyarakatan, karena setiap bagian alam atau kegiatan maupun pengalaman manusia telah menjadi pokok persoalan/bahasan dari suatu ilmu.
Pokok persoalan tidak cukup memadai untuk menjelaskan bahwa pengetahuan itu sebagai ilmu, maka perlu adanya sesuatu hal atau segi lain yang kita namakan titik pusat perhatian.
Dengan demikian maka pengetahuan dapat dikatakan suatu ilmu apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
Empiris
Pengetahuan yang diperoleh harus berdasarkan pengamatan dab percobaan percobaan. Sebagai hasil penelitian penelaahan dan hasil pertukaran fikiran orang orang tersebut telah dijelmakan dalam bentuk bentuk karangan yang jumlahnya ribuan dan diantaranya adalah:
- Public Administration Review (AS)
- Bestuurs Wetenschapen (Belanda)
- Journal of African Administration (Inggris)
- Majalah Administrasi Negara, bulletin dan sebagainya.
Sistematis
Berarti bahwa berbagai keterangan dan data yang tersusun sebagai kumpulan pengetahuan yang mempunyai hubungan ketergantungan yang terkait oleh azas tata tertib tertentu diantara bagian bagian nya.
Obyektif
Artinya bahwa pengetahuan itu bebas dari prasangka perseorangan dan kesukaan pribadi. Obyektifitas ilmu memastarakatkan bahwa kumpulan ilmu pengetahuan itu harus eesuai dengan obyeknya dan tidak boleh dipengaruhi oleh keinginan si penelaah.
Analistis
Berarti bahwa pengetahuan ilmiah itu berusaha membedakan bedakan pokok persoalan ke dalam bagian bagian yang terperinci untuk memahami berbagai sifat, hubungan dan peranan dari bagian bagian itu.
Oleh karena itu ilmu administrasi dapat dianalisa,sehingga menjadi bagian bagian atau unsur unsur yang masing masing unsur tersebut tumbuh menjadi ilmu sebagai cabang dati ilmu administrasi.
Dapat diperiksa kebenarannya
Ciri terakhir dati ilmu ini dapat kita ikuti pendapat George Simpson yang menyatakan bahwa : Ilmu adalah pengetahuan yang telah diperiksa kebenarannya, yaitu pengetahuan yang dapat dipelajari dan diajarkan dan disampaikan kepada orang lain.
Tetapi walaupun demikian ilmu administrasi telah memiliki 2 (dua) sifat yaitu:
Netral: yaitu tidak mengandung nilai nilai baik atau buruk,susila atau asusila. Maka sifat ini sesuai dengan salah satu ciri dari ilmu adalah obyektif sebagai mana uraian sebelumnya.
Tidak dapat hukum-hukum atau dalil-dalil yang sangat eksak, seperti halnya ilmu alam, karena ilmu administrasi bersangkutan dengan manusia yang bersifat dinamis.
Administrasi dan Management
harus kita akui bahwa dikalangan para ilmuwan Admiistrasi dan Management dikalangan banyak praktisi masih terdapat perdebatan yang bahkan sudah bersifat perennial tentang perbedaan yang dapat dilakukan antara Administrasi dan Management.
Dengan perkataan lain hingga sekarang terjadi perdebatan tentang apakah Administrasi lebih Luas dari Management atau sebaliknya dan perdebatan tersebut diperkirakan akan terus berlangsung dimasa yang akan datang
Dalam perdebatan tersebut ada tiga pendapat :
Yang berpendapat bahwa Administrasi lebih luas daripada management merupakan bagian dan bahkan menjadi ciri administrasi.
Mereka yang berpendapat bahwa Management lebih luas dari Administrasi sesungguhnya pendapat ini dapat dibenarkan. Hanya apabila administrasi diartikan secara sempit yang hanya mencakup kegiatan-kegiatan ketatausahaan, korespondensi, kearsipan, dan sejenisnya.
Mereka yang berpendapat bahwa Administrasi dan Management dengan sinonim dan karena itu penggunanannya dapat silih berganti tanpa kehilangan maknannya.
Dibawah ini dikemukakan beberapa pendapat yang tidak membedakan arti Administrasi dan management atau penggunaan artinya saling berkaitan antara 2 kata tersebut, yaitu :
Pendapat yang mempersamakan arti Administrasi dan Management :
William H. Newman dalam bukunya “administrativeaction”jelas-jelas tidak membedakan antara administrasi dan management. Apa yang dimaksud dengan arti administrasi termasuk pula arti management. Sekalipun bukunya dinamakan “Administrative Action”, tetapi isinya ialah “The Tech Riques of Organization and Management”.
M.E Dimock dalam bukunya “Public Administration” mengemukakan dua kata yang saling kait mengkait. Ia memberikan definisi Administrasi sebagai berikut : “Administration (or Management) is a planned approach to the solving of all kind of a problem is almost every individual of group activity both public or private” .
Administrasi atau Management adalah suatu pendekatan yang terencana terhadap pemecahan terhadap suatu macam masalah yang kebanyakan terdapat pada setiap individu atau kelompok, baik Negara ataupun swasta.
Pendapat yang membedakan arti Administrasi dan Management
Dalton E. Mc. Forlland dalam bukunya “Management” membedakan arti administrasi dan management sebagai berikut : “Administration Refers to the Termination of major arms and phicies, Where as management refers to the carrying out of operations designed to accomplish the aims and effectuate policies”.
(Administrasi ditujukan terhadap penentuan tujuan pokok dan kebijaksanaanya, sedangkan management ditunjukan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan maksud menyelesaikan/mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijaksanaan.
Ordway Tead juga tegas-tegas membedakan arti Administrasi dan Management. Hal ini dikemukakan oleh Mc. Forland dalam bukunya “Management Principle and practices” yang mengemukakan pendapatnya sebagai berikut:
Administration is the process and agency which and organization and its Management are to strive ..etc ( Administrasi adalah suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan, dimana administrasi dan management digariskan dan sebagainya).
“Management is the process and agency which direct and guides the operation of organization in the realizing of esthabilised aim…etc”.
(Managgement adalah suatu proses dan badan secara langsung memberikanpetunjuk, bimbingan kegiatan dari suatu organisasi dalam merealisasi (melaksanakan tujan yang telah ditetapkan dan sebagainya).
Menurut Ordway Tead administrasi sebagai suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan, dimana organisasi dan management digariskan, disini sifatnya menentukan garis besar daripada suaatu kebijaksanaan pemberian pengarahan .
Sedangkan pada management, prosesnya ialah bagaimanasecara langsungkegiatan-kegiatan itu dilakukan untuk merealisasikan suatu tujuan, dengan mengatur tindakan-tindakan itu agar dapat mencapai tujuan itu.
Hubungan antara Administrasi,organisasi dan Management
Bedasarkan atas teori Ordway Tead dan Dalton Mc. Forland dapat disimpulkan bahwa administrasi terdiri atas organisasi dan Management. Apabila mempelajari teori Dimock & Koenig inti daripada management ialah kepemimpinan ( Leadership is the Key to Management). Dalam hubungan dengan proses pengambilan yang mempunyai tanggungjawab dan pengambilan keputusan ialah kepada/pemimpin. Oleh karena itu inti daridada kepemimpinan ialah pengambilan keputusan.
Selanjutnya dalam proses pengambilan keputusan oleh pimpinan yang perlu dipertimbangkan ialah hubungan antar manusia (human relation), terutama hubungan antara pimpinan dan bawahan, sebagai staf pimpinan.
Dalam hal ini perlu dipertimbangkan sejauh manakah bantuan dari pihak bawahan (staf) kepada pimpinan dalam proses pengambilan keputusan itu. Jelaslah bahwa hubungan antar manusia (human relations) dalam proses pengambilan keputusan sangat penting.
Oleh karena itu dikatakan bahwa inti daripada pengambilan keputusan ialah hubungan antar manusia (human relations).
BAB
III
Unsur-Unsur Administrasi
Bahwasannya unsur-unsur administrasi itu berbeda dengan factor dalam hubungannya dengan administrasi. Oleh karena kalau mengatakan factor administrasi adalah lebih luas daripada unsur-unsur administrasi. Karena sekumpulan factor-factor itu merupakan penyebab timbulnya suatu hal yang merupaka kebulatan. Adapun unsur adalah bagian dari swsuatu kebulatan. Tidak adanya unsur bukan berarti sesuatu kejadian atau sesuatu akibat tidak ada. Akibat atau kejadian itu ada tapi kurang sempurna.
Untuk lebih jelasnya perbedaan keduannya dapat kita ambil contoh sebagai berikut:
Benang kain dan tukang jahit. Tidak ada tiga-tiganya kalau salah satu diantaranya, maka tidak ada baju. Sedangkan unsur-unsur baju antara lain, saku, kerah, lengan, kancing, dll. Hilang salah satu diantaranya, maka tetaplah ada baju, hanya saja baju tersebut kurang sempurna.
Jadi kalau kita ganti baju dengan administrasi, maka factor administrasi, maka factor penyebab terjadinya administrasi seperti telah diuraikan dimuka yang mengandung empat pokok pikiran, yaitu:
Sekelompok Orang
Usaha Kerjasama
Proses penataan atau penyelenggaraan dan
Tujuan tertentu
Adapun yang mengenai unsur-unsur administrasi yang merupakan konsepsi Badan Pembinaan Administrasi (BPA) terdiri dari 8 (delapan) unsur, yaitu:
Organisasi
Management
Komunikasi
Kepegawaian
Keuangan
Perbekalan
Tata usaha
Perwakilan atau Hubungan Masyarakat
Ad. 1. Organisasi
Organisasi sebagai salah satu unsur administrasi yang menunjukan adanya suatu proses penataan, pengaturan, penyusunan, pembagian kerja dari usaha kerjasama.memang lebih tepat disebut pengorganisasian (Organizing) pengorganisasian ini adalah rangkaian kegiatan atau aktifitas yang meliputi:
Penyusunan bentuk daripada usaha kerjasama.
Menggolong-golongkan tindakan yang harus dijalankan, dalam bentuk kesatuan-kesatuan kerja tertentu.
Menentukan tugas pekerjaan orang-orang yang tergabung dalam usaha kerjasama tersebut.
Membagi-bagikan wewenang masing-masing pelaksana.
Menentukan jalinan hubungan kerja diantara mereka serta seluruh perintah dan tanggung jawab.
Bagaimana caranya menyusun bentuk dan pola Organisasi, caranya membagi-bagikan pekerjaan yang harus dijalankan, membagi wewenang, menentukan kerjasama, dll. Ini merupakan bidang kajian Ilmu Organisasi.
Ad.2. Management
Unsur kedua administrasi ini mempunyai pengertian sebagai aktivitas menggerakan segenap orang dan mengarahkan semua fasilitas yang dipunyai oleh sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu fasilitas disini antara lain alat-alat, method, dsb, yang kesemuanya dapat mempengaruhi pelaksanaan kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu tersebut. Aktifitas semacam ini sama dengan kegiatan mencapai tujuan dengan perincian tugas memimipin, yaitu antara lain:
Kegiatan perencanaan.
Membuat keputusan terhadap masalah-masalah yang timbul.
Membimbing para bawahan.
Mengkoordinasikan satuan-satuan pekerjaan dan pelaksanaan kerja.
Mengandalkan pelaksanaan kerjasama yang dilakukan dan.
Melakukan penyempurnaan baik bentuk organisasi maupun tata kerja sama tersebut.
Ad. 3. Komunikasi
Komunikasi menurut pendapat Charles E. Redfield di dalam bukunya “Communication in management” diartikan sebagai suatu proses penyampaian berita dari sumber berita kesuatu tujuan tertentu. Pengertian semacam ini menunjukan komunikasi itu dalam arti yang luas dan umum, artinya komunikasi itu dapat diterapkan hamper pada segi aktivitas kehidupan manusia. Dan kalau dikaitkan dengan administrasi diartikan sebagai unsurnya, maka komunikasi ialah “Suatu proses penyampaian berita dari sumber berita ke penerima”. Berita yang terjadi dalam suatu organisasi tertentu ( suatu komunikasi yang terjadi dalam proses kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu) dan mencapai tujuan organisasi tersebut.
Jadi komunikasi administrasi adalah suatu kegiatan yang memenuhi persyaratan-persyaratan sebagai berikut :
Ada berita atau warta (ide, pemikiran, informasi)
Ada sumber berita
Terjadi dalam setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Ad. 4. Kepegawaian
Unsur ini merupakan suatu kegiatan yang mengurus tenaga kerja manusia, dengan perincian kegiatannya meliputi :
Sejak mulai penerimaan, penempatan.
Pembimbingan, peningkatan sampai dengan pemberhentian atau pensiun atau tidak pensiun. Perincian kegiatan ini dapat dikatakan sebagai kegiatan kepegawaian.
Ad. 5. Keuangan
Keuangan merupakan unsur yang dapat membantu tercapainya sesuatu tujuan, karena tanpa uang hampar dikatakan tidak dapat tercapainya suatu tujuan yang tentunya disini dititik beratkan masalah pengelolahannya. Pengelolaan/penataan/pengaturan keuangan yaitu dimulai dari menentukan sumber didapat, dan kemudian cara menggunakan uang, kalau sudah didapat, dan kemudian cara menggunakan uang, kalau sudah didapat dan cara mempertanggung jawabkan secara syah dan efisien administrasi keuangan.
Ad. 6. Perbekalan
Perbekala/peralatan/logistic merupakan kegiatan yang mengurus tentang barang-barang perbekalan yang dapat membantu terlaksananya sesuatu kegiatan dari kelompok oorang untuk mencapai tujuan tertentu. Proses mengurus barang-barang dimulai dari kebutuhan barang-barang, pengadaan dan penyediaan barang-barang, pemakai dan pemeliharaan barang sampai dengan penghapusan disebut administrasi perbekalan/logistic.
Ad. 7. Tata Usaha
Unsur ini bersasaran pada bahan-bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Penataan/pengaturan bahan keterangan mulai dari saat menghimpun, mencatat bahan-bahan keterangan sampai dengan mengolah, mengirim, dan menyimpaan keterangan. Yang dimaksud dengan keterangan disini adalah pengetahusan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui pembacaan atau pengamatan. Sedangkan pengertian tata usaha semacam ini ada kalanya dinamakan pekerjaan kertas (paper work) atau ada juga yang mengatakan dengan pekerjaan kantor (office work ata clerical work).
Ad. 8.perwakilan atau Hubungan Masyarakat
Unsur yang terakhir ini merupkan suatu aktifitas yang berusaha untuk menjaga hubungan baik atau jalinan baik antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lainnya kegiatan yanpokok didalam humas ini ialah bagaimana caranya menjaga atau menjalin hubungan yang baik antara suatu organisasi dengan organisasi yang lainnya karena suatu hakekat organisasi itupun seperti manusia hidup tidak bisa hidup sendirian membutuhkan kerja sama dengan pihak lain.
Dari kedelapa unsur tadi merupakan suatu kesatuan yang tidak mungkin dipisah pisahkan dan dibeda-bedakan dengan tegas, wewenang dalam praktek kadang-kadang sering terjadi tumpang tindih, yang mana suatu kegiatan sering terjadi dianggap tergolong lebih dari satu unsur, bahkan menjadi delapan unsur
Faktor Lingkungan
Factor lingkungan berpengaruh dan ikut menentukan apakah suatu administrasi akan berhasil mencapai tujuannnya atau tidak. Factor-faktor lingkungan tersebut antara lain:
Falsafah Negara
System politik yang dianut oleh Negara yang bersangkutan
Tingkat pembangunan ekonomi yang telah dicapai
Tingkat pendidikan rakyat
Bahasa
Agama
Letak (geografis)
Struktur masyarakat
Falsafah Negara
Falsafah Negara merupakan tali pengikat bagi seluruh warga Negara untuk bertindak. Karenanya administrasi pun dalam membina filsafah administrasi harus menyelaraskan dengan falsafah Negara. Artinya falsafah administrasi harus merupakan falsafah Negara yang diterapkan dalam bidang administrasi.
System politik yang dianut oleh Negara yang bersangkutan
Karena administrasi merupakan proses lanjutan dari politik, maka politik administrasi harus merupakan lanjutan politik Negara. Administrasi Negara misalnya, tidak ada netralitas politik, karena politiknya harus seirama dengan politik Negara. Demikian pula bidang keniagaan harus seirama atau didasarkan kepada politik perekonomian Negara
Tingkat pembangunan ekonomi yang telah dicapai
Tingkat taraf hidup masyarakat akan sangat menentukan akan mereka dapat kerjakan, apa sifat disiplin kerja yang dilaksanakan, system prioritas yang harus dicapai serta pengarahan sumber bagaimana yang harus ditaati.
Tingkat pendidikan rakyat
Tingkat pendidikan rakyat yang telah dicapai oleh rakat sebagai faktor ekologi berarti bahwa dalam proses komunikasi dalam administrasi dan management harus diperhatikan gaya bahasa yang digunakan, cara menyampaikan berita, instruksi, perintah informasi dan bimbingan. Kalau tidak, maka besar proses komunikasi ini tidak akan berjalan dengan baik.
Bahasa
Disamping bahasa sebagai alat komunikasi, juga mempunyai peranan penting lainnya, yaitu sebagai tali pengikat dalam usaha membina kesatuan dan persatuan secara administrasinya bahasa merupakan yang sangat penting dalam suatu “frame of refersnce” dalam bidang administrasi.
Agama
Salah satu factor yang membedakan dengan yang lainnya mereka mampu beragama kemempuan beragama itu mengakibatkan manusia itu mempunyai martabat yang tinggi karenannya menggerakan bawahan yang beragama perlu diperhatikan bahwa manusia adalah “tingkat ciptaan tuhan”
Letak (geografis)
Cara menjalankan administrasi dengan management akan berbeda dalam satu kepulauan seperti Indonesia, apabila dibandingkan dengan suatu Negara daratan diindia, dua factor yang mempengaruhi yaitu factor komunikasi dan transportasi. Jika sekarang menghubungkan pelaksanaan sesuatu keputusan dengann transportasi, kiranya tidak akan terlalu sukar untuk tidak akan menghubungkan hubungan tersebut.
Struktur masyarakat
Proses administrasi dan management lebih mudah dijalankan dalam suatumasyrakat homogeny dibandingkan dengan masyarakat yang heterogen maka struktur masyarakat untuk mengatur sebagai factor ekologis menentukan pula struktur administrasi yang dapat dijalankan.
Komentar
Posting Komentar